Der PDCA-Zyklus ist als Instrumentarium im Qualitätsmanagement nicht wegzudenken und fast jedem ein Begriff. Als kurze Auffrischung beleuchten wir diesen festen Bestandteil des Ablaufs im QM. Aus welchen Phasen besteht der Zyklus? Wie bauen sich diese auf und wie greifen sie ineinander? Und wann endet ein Zyklus und schließt dann ein neuer an?
Im Grunde bedeutet dieser Zyklus, dass in erster Linie die für die Qualitätssicherung und -entwicklung verantwortlichen Mitarbeiter*innen stetig ihren Blick darauf haben, wie einzelne Prozesse gestaltet sind, ob es Verbesserungspotentiale gibt oder gar Mängel, welche behoben werden müssen. Die Mitarbeiter*innen steuern den Prozess der kontinuierlichen Verbesserung. Wenn Prozesse analysiert und verändert werden sollen, bedarf es immer dieser vier Phasen:
- Dieser Auftakt entspricht der IST-Analyse: wo stehen wir, wie ist der Prozess gestaltet, wie wird der Prozess gelebt, wie ist das Ergebnis heute?
- Beinhaltet eine Zielformulierung: wo wollen wir hin, wie soll das Ergebnis zukünftig sein? und
- Leitet eine Maßnahmenplanung ab: wie können wir dieses Ziel erreichen?
Ist die Planungsphase beendet, liegt das Ergebnis einer Analyse vor. Nun geht es in die Phase der Umsetzung des Maßnahmenplans, es startet das
2) „Tun“ / DO
In dieser Phase werden die Schritte aus dem Maßnahmenplan
- in die Praxis umgesetzt,
- ggf. verschiedene Optionen ausprobiert und
- Erkenntnisse daraus gewonnen.
Nach Abschluss der Umsetzungsphase folgt die
- Die Schritte aus der Umsetzung der geplanten Maßnahmen werden auf ihre Wirksamkeit überprüft.
Es hat zuvor in der PLAN-Phase eine Zielformulierung gegeben, nun darf nicht aus dem Blick verloren werden, ob das Ziel mit den Maßnahmen erreicht werden kann, also ob die Maßnahmen im Sinne der Zielformulierung wirksam sind.
Zuletzt wird bewertet, ob die gewünschte Wirksamkeit vollständig erreicht ist, ob sie ausreichend ist oder ob das gesetzte Ziel eventuell gar verfehlt wurde. Sprich, es folgt die
- die Umsetzung auf Erfolg evaluiert.
War die Umsetzung erfolgreich und die gewünschten Ziele sind erreicht worden, wird ein erneuter Prüfungszeitraum benannt, um die Konstanz des Prozesses belegen zu können. War die Umsetzung nicht erfolgreich, wurden die formulierten Ziele also nicht erreicht, startet der Prozess neu mit der Planungsphase, also dem Status quo, einer Zielanpassung und einem neuen Maßnahmenplan zur Erreichung des Ziels.
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