Im Rahmen des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses ist der PDCA-Zyklus eines der wichtigsten Instrumente. Nachdem in Phase 1 eine umfassende Analyse der Problemstellung erfolgt ist, das zu erreichende Ziel festgelegt und die dafür notwendigen Maßnahmen definiert wurden, gilt es nun, dies alles in die Tat umzusetzen. Und das Schritt für Schritt, so dass die einzelnen Aufgaben passend in die Abläufe im Arbeitsalltag implementiert werden können und so zu der gewünschten Verbesserung führen. Dies beleuchten wir an dieser Stelle genauer und beschäftigen uns detailliert mit der Umsetzung in Phase 2.

Um einen Überblick zu behalten und die Entwicklung dieser Phase engmaschig abrufen zu können, ist es hilfreich, sich dafür einzelne Meilensteine zu setzen, die in einem gewissen, realistischen Zeitraum erreicht werden müssen. Zu diesen definierten Punkten wird der bisherige Fortschritt überprüft und dokumentiert. Damit lassen sich alle einzelnen Handlungsstränge nachhaltig nachvollziehen, was ein wichtiger Bestandteil des Gesamtprozesses ist.

Um diese abstrakte Definition greifbarer zu machen, schauen wir uns erneut unser Praxisbeispiel an. Dieses stellt einen möglichen Ablauf dar. Zeitachsen, Inhalte und Verantwortlichkeiten sind sehr individuell und werden nach den Ressourcen und Aufgabenverteilungen in der Einrichtung festgelegt.

 

BEISPIEL

Die „Prozessplanung im Ernährungsmanagement“ soll neu aufgesetzt werden. Erfolgte Planung in der ersten Phase.

PLAN: Zeitachse – 3 Monate
Teilprozesse PLAN:

  1. Prüfung und ggf. Anpassung verschiedener Verfahrensanweisungen
  2. Festlegung Beratungsgespräche und deren Dokumentation inkl. der Resultate
  3. Festlegung eines Screening- und Assessmentinstrumentes
  4. Schulung der Mitarbeiter*innen

 

DO:
In dieser Phase werden die Schritte aus der Planung in die Praxis umgesetzt, ggf. verschiedene Optionen ausprobiert und Erkenntnisse daraus gewonnen.

Start – Festlegung der Verantwortlichkeiten, jeweils zu den oben genannten Teilprozessen:

  1. involvierte Mitarbeiter*innen mit QB
  2. Matrix der offenen Beratungen erstellen, Terminierung durch PDL, Durchführung und Dokumentation durch WBL / Fachkräfte
  3. PDL und QB
  4. Inhouse Schulungen durch PDL und QB an WBL und Fachkräfte als Multiplikatoren für alle am Prozess Beteiligten Mitarbeitenden

 

Nach 4 Wochen: Termine für erste Ergebnisse / Feedback und weiteres Vorgehen im Rahmen von Qualitätszirkeln, wieder jeweils zu den vier Teilprozessen:

  1. Mitarbeiter*innen und QB mit PDL / Ergebnisse der Überprüfung und Anpassung
  2. Abgleich erfolgter Beratungen anhand der Matrix
  3. Festlegung des Screening- und Assessmentinstrumentes
  4. Festlegung der Schulungstermine im Dienstplan des Folgemonats, Ersatztermine im übernächsten Monat, Vorbereitung der Schulungsunterlagen durch PDL / QB

 

Nach weiteren 4 Wochen, wieder jeweils zu den vier Teilprozessen:

  1. Neue Verfahrensanweisungen sind fertiggestellt
  2. Beratungsgespräche gemäß der Matrix sind erfolgt
  3. Screening- und Assesmentinstrument wird regelhaft genutzt.
  4. Schulungsunterlagen sind vorbereitet, erste Schulungen absolviert. Neue Verfahrensanweisungen, Screening- und Assessmentinstrument sind den Mitarbeitenden bekannt, Start der Anwendung ist für das ganze Haus festgelegt.

 

In den letzten vier Wochen auf der dreimonatigen Zeitachse geht es in das Controlling, die CHECK-Phase. Das Erarbeitete wird in der Praxis angewandt, überprüft und ausgewertet, was wir im nächsten Teil unserer Beitragsreihe genauer anschauen werden.