Phase 3 des PDCA-Zyklus: die Prüfung

Im Rahmen des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses ist der PDCA-Zyklus eines der wichtigsten Instrumente. Nach Analyse, Ziel- und Maßnahmendefinition in Phase 1 wurden die Maßnahmen in Phase 2 in die Tat umgesetzt. Nun heißt es, das Erreichte zu prüfen und auszuwerten.

Die einzelnen Teilschritte, wie neue Verfahrensanweisungen, Erstellen der Beratungsmatrix, Durchführen der Gespräche sowie das Erstellen der Schulungsunterlagen und die Durchführung der ersten Schulungen wurden entsprechend dokumentiert und im Verlauf der zweiten Phase immer wieder aktualisiert und angepasst.
So findet sich nach Abschluss des festgelegten Umsetzungsrahmens ein übersichtliches Gesamtbild zusammen, das eine klare Aussage über den Erfolg der gewählten Maßnahmen treffen lässt. Hierbei werden insbesondere die Ergebnisse mit den definierten Zielen abgeglichen und zeigen somit ggf. Abweichungen in der Zielerreichung auf. Damit lassen sich die Maßnahmen evaluieren und bei Bedarf effizient anpassen, sodass es zum gewünschten Resultat kommt.

• Sind die neuen Verfahrensanweisungen allen Mitarbeitenden bekannt und sind diese für alle zugänglich hinterlegt? Sind die Kenntnisnahmen schriftlich bestätigt?
• Sind alle Beratungsgespräche mit Datum, Teilnehmenden und Inhalte der Beratung dokumentiert?
• Waren alle involvierten Mitarbeiter*innen in den notwendigen Schulungen, wurden Anmerkungen und Änderungswünsche aufgenommen und gegebenenfalls angepasst? Erfolgte eine Überprüfung der Teilnehmerlisten sowie die Evaluation der Schulungsunterlagen?
• Sind die Screening- und Assessmentinstrumente bekannt und in der Anwendung sicher?
  Wurde dies in den jeweiligen Teamsitzungen überprüft?
• Wurden die Dokumentationen aller betroffenen Bewohner*innen ausgewertet, alle relevanten Daten erfasst, alle Maßnahmen abgeleitet, geplant und umgesetzt?
• Liegt die Auswertung der Protokolle der Qualitätszirkel vor? Gibt es noch offene Fragen?
  Gibt es unbearbeitetes Feedback?

An dieser Stelle gehen wir auch noch einmal mit der konkreten Fragestellung zur Überprüfung auf unser Praxisbeispiel ein:

Überprüfung der Ausgangssituation:
„Bei der letzten Heimaufsichtsbegehung wurde ein Defizit im Ernährungsmanagement in der Einrichtung aufgezeigt. Bei der Prüfung zeigte sich bei mehreren Bewohner*innen, dass der Prozess des Ernährungsmanagements mitsamt der Risikoerfassung, den Beratungen und den dazugehörigen Interventionen aus dem Fokus geraten ist.“

CHECK:

• Wurde nun bei allen Bewohner*innen ein bestehendes Risiko erkannt und erfasst? Wurde hierzu beraten und wurden Absprachen mit den Betroffenen oder deren Vertreter*innen getroffen?
• Wurden Maßnahmen geplant und umgesetzt?
• Konnten Folgen eines bestehenden Risikos verhindert oder minimiert werden?

Zum Abschluss dieser Phase sind alle bisher getroffenen Schritte evaluiert. Im besten Fall sind keine Nachbesserungen im Prozess mehr nötig. Andernfalls ist zu diesem Zeitpunkt die Gelegenheit, nochmals Veränderungen vorzunehmen, um zu einem besseren Ergebnis zu kommen.

In der nächsten und letzten Phase des PDCA-Zyklus, dem Handeln (ACT), werden dann in Folge die Erfahrungen der ergriffenen Schritte zur Problemlösung bewertet und Standards für die künftige Handhabung abgeleitet und implementiert.