Phase 1 des PDCA-Zyklus: die Planung

Der PDCA-Zyklus, auch als kontinuierlicher Verbesserungsprozess bekannt, ist eines der wichtigsten Instrumente in der Qualitätsentwicklung und -sicherung aller in der Pflege oder allgemein in stationären Einrichtungen laufender Prozesse.
Wir beleuchten hier mit Ihnen die einzelnen Phasen, schauen uns an, welche Teile des Prozesses betrachtet werden, wie man effizient an die jeweilige Phase herangeht und veranschaulichen die Schritte mit einem greifbaren Praxisbeispiel.

Die erste Phase „Plan“ beinhaltet die Analyse des Status-Quo. Es stellen sich die Fragen: wo stehen wir, wie ist der Prozess gestaltet, wie wird der Prozess gelebt, wie ist das Ergebnis heute? Welches Verbesserungspotential haben wir, an welchen Fehlerquellen müssen wir arbeiten?
All diese Fragen gilt es zu untersuchen, wozu man mit einer umfassenden Informationssammlung beginnt. Diese Informationen müssen dann strukturiert aufgearbeitet werden, so dass eine aussagekräftige Analyse möglich ist.
Darauf aufbauend können dann die entsprechenden Ziele formuliert werden: wo wollen wir hin, wie soll das Ergebnis zukünftig sein?
Abschließend können dann die notwendigen Maßnahmen festgelegt werden, mit welchen diese Ziele erreicht werden sollen. Ebenfalls zugehörig ist die Definition von Zeit- und Arbeitskraftressourcen sowie Zwischenzielen, sogenannten Meilensteinen, die den Gesamtweg in einzelnen Teilabschnitten reflektieren.

Ganz schön viel Theorie – schauen wir uns das ganze an einem Beispiel genauer an:

BEISPIEL
Bei der letzten Heimaufsichtsbegehung wurde ein Defizit im Ernährungsmanagement in der Einrichtung aufgezeigt. Bei der Prüfung zeigte sich bei mehreren Bewohner*innen, dass der Prozess des Ernährungsmanagements mitsamt der Risikoerfassung, den Beratungen und den dazugehörigen Interventionen aus dem Fokus geraten ist. Um den Prozess wieder auf sichere Füße zu stellen, haben PDL und QB sich die Bearbeitung vorgenommen. Gemäß dem PDCA-Zyklus starten sie mit der

IST-Analyse
Mit Hilfe einer Auditcheckliste überprüfen sie die Pflegedokumentation ihrer Bewohner*innen. Es wird nicht nur die Dokumentation an sich überprüft, sondern auch der Prozess der dazugehörigen Datenerhebung: Welche Daten sind für diesen Prozess zu erheben und zu monitoren? Wer ermittelt die notwendigen Daten? Wann werden diese erhoben? Sind alle notwendigen Daten vollständig erhoben? Wurde das Risiko korrekt eingeschätzt? Wurden dem Risiko angemessene Maßnahmen geplant?

Nach Erfassung aller relevanten Daten bestätigt sich das bereits erkannte Defizit. Die daraus abgeleitete Zielformulierung für den ersten Schritt ist eindeutig: Zukünftig soll konkret festgelegt sein, wer wann welche Daten erhebt und dokumentiert, damit für alle Bewohner*innen eine angemessene Versorgung geplant und sichergestellt werden kann. In einer Maßnahmenplanung für den Überarbeitungsprozess wird festgelegt, wie und bis wann dieses Ziel erreicht werden kann.

Das bedeutet konkret in diesem Fall beispielsweise:

• eine neue Prozessplanung im Ernährungsmanagement, mit den Aspekten
  • Prüfung und ggf. Anpassung verschiedener Verfahrensanweisungen
    VA bei Einzug / bei Gewichtsverlust / nach Krankenhausaufenthalt
  • Festlegung Beratungsgespräche / Dokumentation derselben inkl. Ergebnisse
  • Festlegung eines Screening- und Assessmentinstrumentes
  • Schulung der Mitarbeiter*innen
  • (sowie u.U. weitere einrichtungsinterne, notwendige Verfahren)
• soll in drei Monaten erstellt werden.

Hierfür werden im Rahmen der Planung eine Zeitachse und Verantwortlichkeiten festgelegt und die hierin involvierten Mitarbeiter entsprechend in Kenntnis gesetzt.